Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Solux BV is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen over privacy stel je aan privacy@soluxone.com.

Gebruik je Solux One via je werkgever of een bedrijf dat klant is, en staan jouw gegevens in hun werkruimte (bijvoorbeeld als klant, lead of medewerker)? Dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor die gegevens en verwerken wij ze alleen in hun opdracht. Met vragen daarover kun je het beste bij dat bedrijf terecht; wij helpen hen om je verzoek af te handelen.

2. Welke gegevens en waarom

Wij verwerken alleen wat nodig is voor het doel, op deze grondslagen:

• Account en inloggen: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen door onze inlogdienst), rol en werkruimte. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Aanmelden en demo aanvragen: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen pakket, voorkeursmoment en je antwoorden in het formulier. Grondslag: stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst.
• Abonnement, facturen en betalingen: bedrijfsgegevens, factuuradres, KvK- en btw-nummer, betaalstatus en de referentie van onze betaaldienst. Wij ontvangen geen volledige kaart- of rekeninggegevens van Mollie. Grondslag: overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht).
• "Houd me op de hoogte": je e-mailadres, alleen om je over de lancering te mailen. Grondslag: toestemming; je kunt je altijd afmelden.
• Support en feedback: wat je ons stuurt, met een schermafdruk als je die meestuurt. Grondslag: gerechtvaardigd belang (het platform verbeteren en je helpen).
• Beveiliging en logboeken: IP-adres, tijdstip en uitkomst van inlogpogingen, geweigerde verzoeken en wijzigingen in de werkruimte. Grondslag: gerechtvaardigd belang (misbruik voorkomen en aantonen wat er gebeurde).

3. Gegevens in jouw werkruimte

Wat een klant in Solux One invoert — klanten, leads, offertes, facturen, gesprekken, opnames, transcripten, berichten, medewerkers- en loongegevens — verwerken wij als verwerker, alleen op instructie van die klant en volgens de verwerkersovereenkomst. Wij kijken niet in een werkruimte, tenzij de klant ons daar zelf tijdelijk toegang voor geeft (bijvoorbeeld voor support); die toegang verloopt vanzelf en wordt vastgelegd.

Elke werkruimte is afgeschermd van de andere: de database controleert bij elke opvraging of je lid bent en het recht hebt.

4. Wie de gegevens nog meer verwerken

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet voor reclame. Voor het leveren van het platform gebruiken we deze diensten, elk met een verwerkersovereenkomst:

Gaan gegevens naar een land buiten de EU, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• Account en werkruimte: zolang het abonnement loopt. Na het einde kun je je gegevens exporteren; daarna verwijderen we de werkruimte binnen 90 dagen.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
• Een aanmelding of demo-aanvraag die geen klant wordt: hoogstens 12 maanden.
• "Houd me op de hoogte": tot je je afmeldt, of uiterlijk 12 maanden na de lancering.
• Logboeken van automatiseringen: volgens de termijn die de klant per automatisering instelt.
• Beveiligingslogboeken: 12 maanden.

6. Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS), wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, geheimen van koppelingen staan versleuteld in de database, en de toegang tot gegevens is per werkruimte en per recht afgedwongen in de database zelf. Onze servers en database staan in de EU. Ontdekken we een datalek, dan melden we dat volgens de wet aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan jou of aan de klant voor wie we verwerken.

7. Cookies

Solux One gebruikt alleen functionele cookies: om je ingelogd te houden en je sessie te beveiligen. Voorkeuren zoals een ingeklapt menu of recent geopende schermen staan in de opslag van je eigen browser. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analysediensten van derden, dus daarvoor vragen we ook geen toestemming.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Een toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek naar privacy@soluxone.com; we antwoorden binnen een maand. Staan je gegevens in de werkruimte van een klant van ons, dan sturen we je verzoek door naar die klant.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het liever eerst zelf.

9. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks in hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan en laten we klanten dat vooraf weten. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.